Dans un
objectif de gain de temps dans la gestion du club et d'amélioration
de l'intégration des licenciés, le club de Brétignolles-sur-Mer
(85) a déployé la solution numérique Kalisport, qui permet de
répondre à ses ambitions.
Damien PILLET,
Président du club de Tennis de Table de Brétignolles-sur-Mer depuis
6 ans, te présente cette action de digitalisation du système
d’information de l’association, pour lequel il a été porteur et
chef de projet.
💬 En quoi a consisté l'action ?
Le projet de digitalisation du club est un projet d’envergure qui
vise à rassembler l’ensemble de nos adhérents, qu’ils participent
en loisir, en compétition, en handi ou pour du bénévolat. Comme
beaucoup de clubs, notre gestion administrative était faite d’une
multitude de tableaux Excel, qui devaient être remplis
manuellement, avec les sources d’erreur que l’on peut connaître.
L’idée était donc de pouvoir consolider l’ensemble de nos données
dans une grosse base de données qui ensuite nous permettrait de fluidifier
notre gestion administrative comme la gestion des adhérents, la
tenue comptable, simplifier via un canal nos communications sur la
vie du club (newsletter, articles), pouvoir convoquer les joueurs
aux entraînements, aux matchs et aux organisations.
Bien entendu,
le tout devait être fait à moindre coût puisque comme tous, nous
sommes une association et nous surveillons nos finances !
💬 Quels moyens matériels et humains avez-vous mobilisés ?
D’un point de
vue plutôt outil de gestion, après plusieurs recherches, nous
sommes tombés sur Kalisport qui nous paraissait cocher toutes les
cases de notre cahier des charges. S’en est suivie une phase de
tests afin de valider que la solution soit intuitive pour tous et
que ce ne soit pas du travail en plus pour chaque bénévole, mais au
contraire un gain de temps dans la gestion du club. Une fois le
tout bien avancé, nous avons décidé de préparer notre communication
à l’ensemble des adhérents et de mettre en production la solution.
Au fil de l’eau, nous avons adapté des process, et nous commençons
maintenant à aller encore un cran plus loin en s’appuyant sur cette
donnée pour générer des automatisations pour que chaque adhérent
vive une expérience personnalisée.
Vous l’aurez
compris, il a principalement fallu beaucoup d’huile de coude pour
tester la solution et l’adapter à notre organisation ! Je garde le
meilleur pour la fin puisque nous avons pu faire tout cela pour
0,00 €, la formule de base de Kalisport étant gratuite !
💬 Avez-vous
bénéficié de partenariats ?
Nous n’avons mis en place aucun partenariat dans ce projet puisque
nous avions toutes les ressources nécessaires pour la bonne mise en
œuvre de la solution. Quand on prend le temps de connaître ses
adhérents, on se rend compte de la richesse de compétences au sein
d’une même association. Bien s’entourer, c’est la clé !
💬 Quelles sont les retombées pour votre club ?
Pour le club,
les retombées sont assez conséquentes. Quelques informations des
retombées concrètes :
- Chaque
adhérent reçoit l’ensemble de nos communications
- Chaque
joueur est convoqué pour les matchs et n’a qu’à répondre par
Présent ou Absent via son application mobile Kalisport ou sur
l’intranet du club
- Le suivi des
indicateurs comptables est facilité avec une visibilité sur notre
résultat mois par mois, ce qui nous permet d’être dans la
proactivité
- Chaque
adhérent a accès à une boutique du club
- L’ensemble
de nos comptes-rendus de réunion de bureau sont stockés et
accessibles en ligne
- De
nombreuses statistiques sont accessibles, entre autres sur les
adhérents, ce qui nous donne une très belle photographie du club
